Selskabsledelse

Selskabsledelse

Samspil med aktionærer og andre interessenter 

InterMails ledelse søger at sikre en god kommunikation og dialog med aktionærer og øvrige interessenter. Selskabet tilstræber en høj grad af åbenhed og effektiv formidling af information. Dialogen med og informationen til aktionærer og interessenter finder sted ved udsendelse af årsrapporter og delårsrapporter samt øvrige meddelelser fra selskabet og på møder med investorer, analytikere og pressen. Generalforsamlingen er InterMails øverste besluttende myndighed, og bestyrelsen lægger vægt på, at aktionærerne får en grundig orientering om de forhold, der træffes beslutning om på generalforsamlingen. Indkaldelse til generalforsamling offentliggøres og udsendes til de navnenoterede aktionærer, mindst 21 dage forud for afholdelsen. Alle aktionærer har efter vedtægterne ret til at deltage i og stemme på generalforsamlingen. Aktionærer har desuden mulighed for at give fuldmagt til bestyrelsen eller andre til hvert punkt på dagsordenen. Generalforsamlingen giver aktionærerne mulighed for at stille spørgsmål til bestyrelse og direktion, ligesom aktionærerne kan stille forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen. Vedtægterne indeholder ingen særlige regler vedrørende ændringer af selskabets vedtægter. Det er således udelukkende selskabslovens bestemmelser, der er gældende på dette område. InterMail lægger vægt på at drive virksomhed og indrette sine ledelsessystemer i overensstemmelse med god selskabsledelse, da vi er overbeviste om, at det er en forudsætning for langsigtet værdiskabelse samt etablering af troværdighed i forhold til kunder, medarbejdere, aktionærer og øvrige interessenter. 

Bestyrelsens arbejde 

Bestyrelsen er ansvarlig for InterMails overordnede ledelse og behandler alle forhold vedrørende InterMails overordnede udvikling, herunder mål og strategier, organisation, budgetter, risikoforhold, forslag om fusion, køb og salg af virksomheder samt større udviklings- og investeringsprojekter. De generelle retningslinjer for bestyrelsens arbejde er fastlagt i en forretningsorden samt et årshjul, som mindst én gang årligt gennemgås og tilpasses efter behov. Forretningsordenen indeholder blandt andet procedurer for direktionens rapportering, bestyrelsens arbejdsform samt en beskrivelse af bestyrelsesformandens opgaver og ansvarsområder. Bestyrelsen i InterMail har på grund af selskabets størrelse besluttet kollektivt at påtage sig revisionsudvalgets opgaver og har ligeledes valgt ikke at nedsætte selvstændige nominerings- og vederlagsudvalg. Bestyrelsen har i regnskabsåret 2021/22 afholdt otte bestyrelsesmøder, herunder telefonbestyrelsesmøder. Herudover har formandskabet løbende holdt møder med selskabets direktion. Direktionen deltager i alle bestyrelsens møder for at sikre en direkte dialog, så bestyrelsen er så velinformeret som muligt om selskabets drift. Der gennemføres løbende en selvevaluering med henblik på at forbedre bestyrelsens og direktionens arbejde og dermed styrke grundlaget for virksomhedens videre udvikling. Evalueringen omfatter blandt andet en vurdering af bestyrelsens og direktionens indsats, samarbejde og kompetencer samt kvaliteten af rapporteringen fra direktionen til bestyrelsen. Den seneste formelle evaluering fandt sted i 2022. Evalueringsprocessen forestås af formanden for bestyrelsen. 

Bestyrelsens sammensætning 

Ved sammensætningen af bestyrelsen lægges der vægt på, at medlemmerne besidder de kompetencer, der er nødvendige for opgavernes løsning. Bestyrelsen vurderer årligt sin sammensætning, herunder at bestyrelsens kompetencer og mangfoldighed samlet set matcher selskabets aktiviteter. Kandidater til bestyrelsen indstilles til valg på generalforsamlingen med bestyrelsens skriftlige begrundelse og en beskrivelse af rekrutteringskriterierne. InterMails bestyrelse består p.t. af tre medlemmer, der alle er generalforsamlingsvalgte. Alle bestyrelsesmedlemmer betragtes som uafhængige jf. anbefalingerne om god selskabsledelse fra Komiteen for god Selskabsledelse. 

Direktionen 

Direktionen ansættes af bestyrelsen. Direktionen er ansvarlig for den daglige drift af selskabet, herunder selskabets aktivitets- og driftsmæssige udvikling og resultater, samt for at implementere selskabets forretningsstrategi. Direktionen består af den administrerende direktør. Bestyrelsens delegering af ansvar til direktionen er fastsat i bestyrelsens forretningsorden. 

Vederlag til bestyrelse og direktion 

Det samlede honorar til bestyrelsen udgjorde i 2021/22 375.000 kr. Heraf modtog bestyrelsesformanden et honorar på 175.000 kr., mens næstformanden samt det øvrige medlem af bestyrelsen modtog 100.000 kr. Bestyrelsen er ikke omfattet af bonus eller optionsordninger. Aflønningen af direktionen fastlægges af bestyrelsen. I 2021/22 udgjorde vederlaget til direktionen 3,6 mio. kr. (2020/21: 3,4 mio. kr). Direktionens fratrædelsesvilkår vurderes at være i overensstemmelse med sædvanlig standard for stillinger af denne karakter og medfører ikke særlige forpligtelser for selskabet.

Mangfoldighed 

Det er bestyrelsens mål, at dens medlemmer bedst muligt skal supplere hinanden i forhold til alder, baggrund, nationalitet, køn mv. med henblik på at sikre et kompetent og alsidigt bidrag til bestyrelsesarbejdet i InterMail. Dog vil indstillingen af kandidater altid ske med udgangspunkt i en vurdering af de enkelte kandidaters kompetencer, disses match med behovene i InterMail og bidrag til bestyrelsens samlede effektivitet. De tre generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer i InterMail er på nuværende tidspunkt mænd. Bestyrelsen vil fremover tilstræbe at opnå en mere ligelig fordeling af mænd og kvinder i bestyrelsen, og det er målet, at antallet af kvinder inden for en treårig periode skal op på 25% af det nuværende antal generalforsamlingsvalgte medlemmer. Lederkredsen i InterMail, bestående af direktion og koncernledelsen er på nuværende tidspunkt sammensat af fem mænd og en kvinde. Når der skal rekrutteres nye ledere, lægges der vægt på at identificere kandidater af begge køn. Ved ansættelse i InterMail tilstræbes mangfoldighed i hele organisationen, hvad angår alder, baggrund, kompetencer, etnicitet og køn. I 2017 blev der angivet et mål om over de kommende fem år at øge andelen af kvinder i lederkredsen til 20%. Dette mål er næsten opnået. 

“En mangfoldig koncernledelse med en fornuftig
repræsentation af begge køn styrker virksomhedens
alsidighed, samlede kompetencer og skaber stærkere
synergi og bedre beslutningsprocesser.”
John Dueholm,
Bestyrelsesformand, InterMail A/S